Le menu Dossiers propose un accès immédiat aux interventions et demandes pour chaque site.
Il permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer les demandes ou interventions associées à un bâtiment ou à une zone spécifique.
Note :
Il n’y a pas de limite de profondeur d’arborescence. L’utilisateur peut créer autant de dossiers que nécessaire.
Nouvelle demande #
Le menu Nouvelle Demande permet d’émettre des demandes de l’ordre de l’assistance, du dysfonctionnement, de l’évolution ou encore du service.
Exemples : demande de réaffectation d’occupants, d’intervention ou de remplacement d’un équipement endommagé, d’entretien de matériel, de déménagement de locaux, de mise en conformité de plans, de mise aux normes d’installations, etc.
Afin de créer une nouvelle demande, vous devez au préalable vous assurez d’avoir créer le type de demande et l’état de demande qui lui seront associés.
Voir Types de demande
Voir États de demande
Pour créer une nouvelle demande :
- Cliquez sur le menu Nouvelle Demande dans la liste déroulante du menu Dossiers.
- Vous créez automatiquement une nouvelle demande à laquelle vous devez immédiatement affecter un type de demande de la liste qui s’affiche dans le volet gauche de la fenêtre de travail.
- Une fois le type de demande sélectionné, un volet droit intitulé Saisissez les informations de votre demande s’affiche à son tour.
- Vous noterez qu’un numéro de demande et qu’un état de demande initial sont automatiquement générés. Vous pouvez à présent renseigner les différents champs et ajouter des pièces jointes pour étayer votre demande.
Liste des interventions #
Une intervention est une action menée par un service, une société ou un artisan pour résoudre un dysfonctionnement ou répondre à une demande émise par un utilisateur au niveau des aménagements et des équipements d’un site. Une intervention peut être affectée à un technicien ou une équipe pour exécuter une tâche spécifique en réponse à une demande.
Il existe 2 méthodes pour créer une intervention :
- Méthode 1 : par le biais du panneau Informations > Rubrique Interventions dans le logiciel APCSmart.
- Méthode 2 : via l’onglet Interventions de la zone de Description de la pièce dans l’arborescence Sites du menu Référentiel d’APCWeb.
La création d’une intervention nécessite obligatoirement l’affectation d’un Type d’intervention.
Une fois l’intervention créée, elle s’affichera dans la Liste des Interventions du menu Dossiers de la barre de titre APCWeb.
Dans ce menu, il est possible supprimer une intervention, ou d’en modifier ses caractéristiques selon profil et droits d’accès de l’utilisateur.
Zone de description de l’intervention #
Cette zone qui se situe dans le volet de droite de l’écran de travail du menu Liste des interventions fournit un ensemble de renseignements sur l’intervention qui peuvent être modifiés selon profil et droits d’accès de l’utilisateur.
La partie supérieure de cette zone indique le fil d’ariane de l’intervention permettant de localiser la zone ou la pièce où l’intervention se situe. Chaque élément de localisation de ce fil d’ariane est cliquable via un lien qui renvoie directement à l’emplacement exact où se trouve l’élément cliqué dans l’arborescence du menu Sites (menu Référentiel de la barre de titre).
Les informations fournies sont relatives à l’onglet sélectionné (Généralités, Documents, Historique).
L’onglet Généralités comportent des champs libres, des champs avec liste déroulante, des champs date avec calendrier qui peuvent être renseignés ou en simple consultation selon le profil et les droits d’accès de l’utilisateur.
L’onglet Documents permet d’importer des photos, tout autre fichier susceptible d’illustrer la demande d’intervention, de faciliter la maintenance, d’anticiper la réparation, etc.
Supprimer une intervention #
Pour supprimer une intervention, cliquez sur la commande Supprimer qui se trouve à droite de l’intitulé de l’intervention dans l’arborescence Liste des interventions.
Validez la suppression en cliquant sur le bouton Oui de la boite de dialogue qui s’affiche.
Liste des demandes #
Cette liste inventorie toutes les demandes émises par les utilisateurs.
Il existe 3 méthodes pour créer des demandes :
- Méthode 1 : par le biais du menu Nouvelle demande du portail APCWeb
- Méthode 2 : par le biais du panneau Informations > rubrique Demandes dans le logiciel APCSmart.
- Méthode 3 :
Voir Ajouter des pièces
Les demandes peuvent être administratives, de services, d’évolution, d’assistance ou de l’ordre du dysfonctionnement.
Note :
Les demandes émises par le biais de la méthode 1 ne sont pas affectées à un site ou à une société spécifique. Elles sont cependant visibles dans la liste des demandes.
Zone de description de la demande #
La zone de description de la demande s’affiche dans le volet droit de l’écran de travail en cliquant sur l’intitulé de la demande dans l’arborescence Liste des demandes.
Cette zone comporte 3 onglets : Généralités, Demandes, Historique.
La partie supérieure de cette zone indique le fil d’ariane de la demande permettant à l’utilisateur de localiser la zone ou la pièce où la demande est affectée. Chaque élément de localisation de ce fil d’ariane est cliquable via un lien qui renvoie directement à l’emplacement exact où se trouve l’élément cliqué dans l’arborescence du menu Sites (menu Référentiel de la barre de titre).
Dans l’onglet Généralités, l’utilisateur retrouve le même numéro de demande que celui automatiquement généré lors de la création de la demande.
L’état de la demande (situé en dessous du numéro) qui a été affecté par défaut lors de la création de la demande, peut à présent être modifié (exemple : un état ‘En attente‘ pourra être remplacé par le mainteneur par l’état ‘Pris en charge‘ ou ‘Terminé‘).
Cet onglet comporte des champs libres, des champs avec liste déroulante, des champs date avec calendrier qui peuvent être renseignés ou en simple consultation selon le profil et les droits d’accès de l’utilisateur.
L’onglet Documents permet d’importer des photos, tout autre fichier susceptible d’appuyer ou d’illustrer la demande.
Supprimer une demande #
Pour supprimer une demande, cliquez sur la commande Supprimer qui se trouve à droite du nom de la demande dans l’arborescence Liste des demandes.
Validez la suppression en cliquant sur le bouton Oui de la boite de dialogue qui s’affiche.
